秘书除了语言、基本的技能及具备细心、耐心、爱心与恒心外,要成为一位称职的秘书,则必须要比别人多一颗心,那就是“用心”。

( l ) 老板没想到的要为他想到

例如公司请客,该邀请的客人没列入単内,要主动提醒老板以免失礼。老板出国要主动为他准各小礼物,回国要为他写一些感谢函等。总之,不管公事或私事,随时让你的老板做一个受人欢迎、 礼数周到的人物 。

(2)充分准备

例如开会,会议上要讨论的事项,事前一定要充分准各好,要使用的东西也要事前准备,切勿在开会时,在会议室、办公室来回跑找资料,或在会议中忙者接听电活,应事前将会议以外的事处理妥当或交代妥,勿让不必要的事干扰会议。访客来访前,尤其是国外访客,事先应査看该客户的资料并请教来访目的, 以便做充分的准备, 发挥最高的效率。

(3 ) 做老板的垃圾桶

也许老板要你丢掉的文件在儿个月以后他又找你要,所以在你撕掉一份文件或丢掉一件东西前,不妨稍微摆在一旁,等空一点时再审视一遍, 届时再决定丢弃与否 。

(4)多观察

每个人每天都要使用电话.每天都要经过红绿灯, 但如果你问他们电话机上面的阿拉伯数字或符号如何排列?红黄绿灯亮灯顺序如何?有很多人会答不上来.而秘书在老板的提问中必须是那答对的少数人之一。走在马路上,两旁的景观要比别人多瞄一眼,参观工厂,即使外行也要很快随着介绍人的眼光进入境况。由于秘书没有分类,故有很多知识必须借多看、多听及多观察而学到。

(5 ) 多记

老板要你打过的电话必须记在你电话簿上,下回老板要你联络时,不能找他要名片或电话号码。国外客户来访,他的长相、喜好、来访日期、拜访的地方、住宿的饭店,有时甚至家庭状况(很熟时)都应记下来,那么下回来访时就会一见如故,且招待起来得心应手,客人也会对贵公司留下深刻的印象。更重要的是随时更新你身边的资料。

(6)资讯的汇集

视工作需要,有关的资料平时就要一点一滴累积起来, 可以养成自已编辑的习惯,将资讯予以分类,有些也许目前用不上,但哪天会派上用场也说不定。因此秘书是老板的活字典。

在其职，某其位,在自己的工作岗位上用“心”去做,你就可以成为一位称职而受赏识的秘书了。