如何提高会议沟通效率
2017-04-24
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会议的本意是建立各类工作项目之间的沟通桥梁，确认彼此的行事进度与脑力激荡出更好的问题解决方案，但无效的沟通让会议结束的时间遥遥无期。来自ManpowerGroup的专业职场顾问为你提供7个让会议沟通更有效率的秘诀。
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会议的本意是建立各类工作项目之间的沟通桥梁，确认彼此的行事进度与脑力激荡出更好的问题解决方案，但无效的沟通让会议结束的时间遥遥无期。来自ManpowerGroup的专业职场顾问为你提供7个让会议沟通更有效率的秘诀。
1. 用简洁有力的语言，直接讨论问题核心
冗长且缺乏效率的会议最为人诟病。在会议前的事先准备可帮助你发言时可以更简洁并切中要点。
2. 专心聆听，同时思考谈话重点
注意会议当下发言的人，仔细聆听同时思考有助你更快了解会议的内容，如非必要，请别打断发言的人，让他先将所有内容表达清楚，并留心是否接收到准确的讯息，如还有不明白或是疑惑的地方，建议主动提问或以自己的话重述对方的观点来确认有无误解。
3. 给每个人发言机会
会议中一次限一个人发言，并且给予每个人发言的机会。如此不但能避免同时有许多对话在进行，还能让比较害羞的人也可以表达自己的意见。
4. 以证据支持你的论点
如果你的会议中有特别「讲究例证」的人，记得在事前先准备相关的数据及辅助资料去支持你接下来的论点。假设有人针对你发言的内容提出质疑，试着以专业的态度提供数据文件支持你的论点，从容应对。
5. 尊重他人的意见
即便你不同意别人的发言，也应该给予基本的尊重。不同的立场或出奇的想法有时候是让一个团体突破瓶颈的必要，根据自己的经验，表达你对于不同意见的看法，而不是只为了反对而反对，有助于替问题找到解套的方式。
6. 讲者比投影简报更重要
听众常常会直盯着萤幕，专注于讲者的简报，尤其是对于一些讲者还尚未说明却已出现在简报上的内容。试想，如果你是讲者，你的PowerPoint简报应该是要能「提示」你的报告内容，而不是「帮你报告」。以此基础，让自己的简报档案上尽可能只简述要点，在报告之中再提及其他细节，如此一来，当其他人了解你要说什么的时候，便会很自然把注意力放在「你」身上，而不是投影片
7. 确认后续工作项目与负责人
在会议结束前，记得和会议提案人再次确认提案的细节及后续工作的项目，例如：哪位同事该负责什么工作？让每个参与会议的人都知道自己在这次会议里的分工，才不会失去会议的意义。
如果你是主席或会议主持人，记得在会议之前先寄出会议流程，让每位与会者都有时间准备，并预留足够的时间给每个讨论的项目，依照事项的重要性来决定讨论的先后顺序。将重要紧急的事项放在会议前端讨论，那么即便最后会议时间不足，剩下未讨论的事项也没有太大的急迫性，可择日或以其他方式进行讨论。
在会议的一开始，先讲明会议中发言的规则，也可带出主席希望每个人在会议中提出哪方面的建议和想法，让会议变得有效率，准时开始与结束。如果在时间将近之际，议程上的项目尚未讨论完毕，那代表你草拟的议程太满了，或是在会议中间的时间管理不够有效率。
若是希望延长会议时间，建议需经过会议参与者的同意；或是择日再举行一次会议，讨论其余事项。最后别忘了把会议纪录寄给与会者和所有可能与本次讨论内容相关的同事，确保大家都能了解会议内容。
记下这些小秘诀，帮你提高每次会议的效率！
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