每个团队都应用有一套子自己的工作流程。—个完善合理的工作流程不仅可以把员工从繁冗的工作中解脱出来，而且能大大提高员工的工作效率。那么，应该如何优化工作流程呢？

1.建立工作流程

每项工作的完成过程都有一个固定模式，这个模式可以指导执行人较好地完成工作。

例如，一提到做一道菜，很多人就会想到买菜、做菜。买菜是必不可少的，不过这个步骤和其他补充原材料的过程都只是前期准备工作。最关键的一步是炒菜。要想做出一道色香味俱佳的菜肴，要按照一定的程序一步步地去做，一旦哪个环节出了差错，整道菜就毁了。如要先将蔬菜在开水里烫过再放入锅中翻炒，就很有可能做出一道完美的菜肴：但如果先炒、再烫，那恐怕就会很难吃。一个团队完成某项任务时也是如此。如果不按照一定的顺序进行，就会产生许多麻烦。

所谓工作流程，是指完成工作任务的事项的流向顺序。工作流程包括很多内容，比如工作过程中的环节、步骤和程序等。通俗地说，工作流程就是要明确完成任务需要做什么、怎么做、按照什么顺序做。也就是说，在具体的工作实践中，领导者头脑中要有一个“箭头”。所谓的“箭头”，即在面对冗杂的工作内容时，要抽丝剥茧，准确地判断出应该先做哪一步，再做哪一步，从而建立一个能减轻工作压力，并提高工作效率的工作流程。

2.简化工作流程

通用电气前CEO杰克·韦尔奇说过这样一句话：“管理效率出自简单”很多团队已经意识到了简化工作的重要性，员工在面对一堆毫无头绪、十分复杂的工作表时，是很难有工作积极性的。所以，无论是从提高工作效率还是对员工的“人性化”管理方面考虑，领导者都应尽量简化工作流程。

简单管理是团队管理中的一个很好的管理模式。简单管理不仅是对领导者的工作要求，同时也是对员工素质的要求，因为简化工作也是优秀员工的一个必备素质。

宝洁公司就有一条标语：一页备忘录。这是宝洁公司多年来总结的重要管理经验。公司中任何超过一页的建议或方案都属于浪费。“一页备忘录”也是对员工提出的严格要求，因为员工首先要把工作内容“吃透”，然后经过归纳，总结出不超过一页的文字内容。

一个完善的工作流程不仅会减轻员工的工作压力，还有助于领导者站在全局的角度来管理团队。清晰的工作流程可以给予团队各部门明确的任务指向，并且到了哪一步、指向哪一步都有明确的划分，这样员工的执行力和工作效率才会较高。

3.审查工作流程

对工作流程进行建立和简化后还要再进行工作流程的审查，甚至重排。重排工作流程是将所有作业环节按照合理的顺序重新排列，或改变其他要素顺序后，重新安排各作业环节的顺序和步骤，也就是通过调整各环节的作业顺序，使作业更有条理，工作效率更高。 

	那么，怎样才能保证流程的合理性呢？ 



	





	（1）衡量各环节的合理度。 



	





	员工提出“何人、何处、何时”三个问题，来检验流程中各个环节的安排是否合理。一旦发现不合理之处，立即重新排序，使各环节都保持最佳顺序，从而保证工作环节的有序性。对各环节合理度的衡量，可以从以下三个方面开始。 



	





	①何人：该环节由谁操作？操作技能是否娴熟？该环节的工作是否是该员工最擅长的？是否存在岗位与员工能力不匹配的现象？ 



	





	②何处：各环节的操作场所之间距离是否合适，是否便于工作交接？如果将某此环节的操作场所调换，是否可以缩短工作交接的时间？调整设备仪器的摆放位置后，操作者使用起来是否更加方便？ 



	





	③用多少时间：何时开始，何时结束，在各个环节之间的移动时间、等待时间、加工时间，以及由于机器故障、部件无法到位等问题引起的延迟时间分别是多少？时间安排是否过于紧凑而使员工感到紧张、疲劳？如果时间安排过于宽松，是否难以在交期前完成任务？ 



	  



	（2）理清逻辑顺序。 



	





	工作流程中可能只有几个环节，也可能有数以百计的作业环节。如果对各环节排序不当，将造成将造成工作秩序混乱，无形中延长作业时间。环节顺序的安排是否符合逻辑、是否清晰，可以从以下两个方面评价。 



	 



	①是否等待：一个环节完成后，员工是否需要等待其他环节结束，才能共同进入下一环节？ 



	





	②是否混乱：一个环节的开展，是否需要下一环节的完成结果作为辅助？ 一旦出现等待或混乱的状态，必须采取以下方法予以调整。 



	





	③减少等待：了解完成各环节工作作业需要的时间，提前处理等待的环节，保证各环节不必等待即可与其他环节一起进入下一环节。 



	





	④避免混乱：了解各环节之间的联系，分清哪个环节应在前、哪个环节应在后，前一环节结束后才能开展后一环节的作业，以保证各环节之间的有序性。